Waarom goede samenwerkingen met leveranciers zo essentieel zijn

‘Het werken met al die verschillende culturen is uitdagend, divers en dynamisch.’

De hele wereld als speelveld

Medicijnen worden vooral ingekocht in India en China. Al kan het ook zomaar zijn dat er morgen een goede leverancier in Vietnam opduikt. “De hele wereld is onze speelveld”, zegt Nancy. “We onderzoeken continu waar in de wereld we het product met de beste kwaliteit en de meest optimale voorwaarden vinden.” Dat is één van de dingen die ze zo leuk vindt aan werken voor de MEG. “’s Ochtends telefoneer ik met een Chinese leverancier, ’s middags spreek ik een partner uit India en tussendoor heb ik contact met een leverancier uit Nigeria. Het werken met al die verschillende culturen is uitdagend, divers en dynamisch.”

De MEG heeft een groot netwerk van leveranciers. De meeste samenwerkingen zijn voor de lange termijn, want Nancy gelooft in partnerships. Het voordeel van zo’n uitgebreid netwerk? “We zijn flexibel en kunnen vrijwel alles leveren wat de klant wil. Of dat nu een malariatablet is, een MRI-scanner of een ziekenhuisbed. We denken met de klant mee.”

Loyaliteit voorop

Nieuwe leveranciers selecteert het inkoopteam onder meer op internationale beurzen. Ook via huidige leveranciers komt het inkoopteam uit bij nieuwe partnerschappen. Een goed netwerk van (lokale) leveranciers is belangrijk om snel op de hoogte te zijn van ontwikkelingen en trends in de markt.

Als de MEG een nieuwe leverancier voor een bepaald product wil kwalificeren, wordt eerst uitgebreid onderzoek gedaan. Met een pre-screeningstool gaan de inkopers alle criteria af. Voldoet een product aan de kwalitatieve eisen? Wat is de verwachte levertijd? Is het prijsniveau haalbaar? Nancy’s team zet altijd scherp in op het commerciële plaatje van een nieuwe leverancier, maar wil ook loyaal zijn aan leveranciers met wie de MEG al langer samenwerkt. “Als mogelijke nieuwe leveranciers een product voor een dubbeltje minder kunnen leveren, is dat niet meteen een reden om met ze in zee te gaan. Goede, duurzame relaties zijn voor ons minstens zo belangrijk.”

In samenwerking met de afdeling Quality Assurance (QA) wordt de kwaliteit van medicijnen en producten kritisch bekeken. QA inspecteert ook de fabrieken nauwkeurig. Kwaliteit is cruciaal, benadrukt Nancy. “Een pleister die niet optimaal plakt is niet acceptabel, maar de gevolgen zijn te overzien. Maar een injectie die in de bloedbaan gaat en niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen… Dat kan een kwestie van leven of dood zijn.”

Op bezoek in China

Voordat een samenwerking definitief start, bezoekt het inkoopteam de leveranciers het liefst zelf. Nancy was vorige maand in China om potentiële en bestaande leveranciers te ontmoeten. “Ik wil het bedrijf en productieproces met eigen ogen zien. Door de taalbarrière is het soms lastig een goed gesprek telefonisch te voeren. Als je elkaar in de ogen kijkt en de fabriek ziet, kun je beter inschatten of je zaken met elkaar wil doen.”

De MEG ziet er op toe dat alle werknemers van leveranciers uit vrije wil bij het bedrijf werken en dat de werkomstandigheden veilig zijn. Iedere leverancier van de MEG is verplicht de ethical code te ondertekenen, anders is samenwerken geen optie. In de ethical code staat bijvoorbeeld dat kinderarbeid verboden is.

Daarnaast zegt een rondleiding door een fabriek veel over de sociale omstandigheden waarin mensen werken, heeft Nancy gemerkt. “Natuurlijk is het net wat schoner en opgeruimder als wij er zijn. Maar we letten er bijvoorbeeld op in hoeverre het personeel vaste procedures volgt en welke controles er plaatsvinden.” Een mooie ontwikkeling die Nancy zag in China, is dat er meer focus ligt op persoonlijke relaties met werknemers. Zo stonden er op veel plekken tafeltennistafels. En hing er in menig bedrijf een wall of fame met foto’s van het personeel.

Eerlijk en persoonlijk contact

De purchase manager probeert ervoor te zorgen dat 80% van de inkoopwaarde bij 20% van de strategische leveranciers wordt ingekocht. Met de leveranciers is wekelijks contact. “Ik geloof erin dat leveranciersmanagement cruciaal is om succesvol te zijn”, legt Nancy uit. “Elkaar op de hoogte houden van trends in de markt, informatie delen, elkaar aanspreken als de ander niet naar verwachting presteert. Maar ook samen successen vieren.” Dan zet de leverancier net een extra stapje voor je, weet ze. Bij vertraging zorgen ze bijvoorbeeld dat de orders van de MEG in ieder geval op tijd zijn. “Dat gunnen ze ons. Andersom gunnen wij hen de inkooporder.”

‘In sommige culturen is het not done om te zeggen dat iets niet gaat lukken.’

In deze business is tijdig leveren cruciaal. Waar Nancy bij leveranciers op hamert, is dat ze het tijdig aangeven wanneer er vertraging dreigt. “Wij Nederlanders zijn heel direct, maar in sommige andere culturen is het not done om te zeggen dat iets niet gaat lukken. Als er een persoonlijke relatie is, durven leveranciers een probleem eerder te melden.” En dat is belangrijk, want eerlijkheid, openheid en oprechtheid staan hoog in het vaandel bij de MEG. “Wij houden ons aan de afspraak. Dat verwachten we ook van onze leveranciers. Een project is alleen succesvol bij een goede samenwerking.”

Local sourcing

Waar de teamleider in de toekomst naartoe wil? “Nu vullen we het wensenlijstje van de klant vaak in, maar ik wil het lijstje aanvullen. Met innovatieve producten.” Zo worden onderzoekshandschoenen nu nog in grote kartonnen dozen geleverd. Maar de MEG heeft recent een nieuwe leverancier gevonden die met kleinere verpakkingen werkt. Dat maakt de logistiek gemakkelijker, de kosten lager en is beter voor het milieu. “Zulke win-winsituaties wil ik vaker creëren.”

Verder verwacht Nancy meer samen te werken met lokale leveranciers in Afrika. Een van de nieuwe proposities van de MEG is local sourcing: het inkopen van producten bij leveranciers die in het afzetgebied gevestigd zijn. Zo is ze laatst naar Nigeria geweest om haar leveranciers te bezoeken. “Als we daar inkopen, zijn de producten direct in het land van bestemming beschikbaar. En dragen we bij aan de zelfredzaamheid van Nigeria. Dat vind ik een mooie uitgangspositie.”

Want hoeveel energie Nancy ook krijgt van het maken van een goede deal, uiteindelijk gaat haar hart sneller kloppen van het helpen van mensen. Ze herinnert zich nog goed dat ze jaren geleden de neonatale afdeling in een Nederlands ziekenhuis bezocht. Daar lagen piepkleine, kwetsbare baby’s in couveuses. “De baby’s waren compleet afhankelijk van de neusmaskertjes die zorgden voor extra zuurstof”, vertelt Nancy “Op dat moment realiseerde ik me hoe bevoorrecht wij zijn dat die medische apparatuur in Nederland zo toegankelijk is. Ik besefte me ook dat dit niet overal ter wereld het geval is. Terwijl iedereen recht heeft op basisgezondheidszorg. Ik ben blij dat ik daar met mijn werk aan kan bijdragen.”